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충남주거복지사회적협동조합 가원

이사장 이 선 영

“모든 단체를 이루는 곳에서는 크고 작은 회의가 존재한다.”

회의는 사전적 의미로 ‘여럿이 모여 의논함’을 뜻하고 있다. 우리는 일상생활 속에서 다양한 회의를 경험한다. 가족 간의 가족회의, 사회생활에서 참여하는 각종 회의 등 참여자들이 공통의 주제를 협의하여 결론을 도출해 나가는 과정을 사적 영역과 공적 영역에서 적극 이용하고 있는 것이다. 그 중 우리가 사회생활에서 참여하게 되는 각종 회의의 효과적인 참여와 운영에 대해 살펴보고자 한다.

회의는 참석하는 구성원은 임원으로만 구성된 ‘임원 회의’ 형식을 띄거나, 직원들까지 포함하는 단체의 의사결정을 하는 ‘총 회의’형식 등 내부회의와 공통의 이해관계를 가지고 있는 당사자 간의 협의와 조정을 위한 외부회의까지 다양하게 진행된다. 회의에서 논의되는 여러 중요사항은, 통상 구성원의 다수의 찬성으로 의결을 결정하는 중요한 임무를 갖고 있는 자리인 만큼, 부실하게 진행된다거나 그 회의의 의결사항을 명확하게 기재하지 않는 것은 절대 가볍게 볼 수 있는 문제가 아니다.

“사공이 많으면 배가 산으로 간다??”

필자는 사회적경제 현장에서 활동하면서 사업을 위한 직간접 회의와 사회적경제 관련 다양한 회의에 참석하면서 회의 주체의 의사결정과정을 많이 경험하였다. 필자가 겪어본 많은 단체의 회의에는 진행 순서도 뒤죽박죽이고 회의의 주재자라 할 수 있는 의장 또한 방향성을 잡지 못하고 갈팡질팡하다가 회의가 산으로 가는 사례가 매우 많았다.

즉, ‘회의’는 의장이 사전에 정해진 순서에 따라 절차를 진행해야 하는데, 발언권을 부여하는 등 원활한 회의운영방식은 대단히 중요하다. 회의에 참석한 구성원들의 의제를 벗어난 발언이 회의 중에 이루어질 경우 회의의 흐름은 방해받을 수 있고, 논의하고자 하는 안건에 대한 협의에도 문제가 될 수 있다. 일반적으로 단체의 회의 방식은 회의 진행에 관한 경험이 부족하다 보니 크고 작은 실수가 발생하기 쉬운데, 이러할 경우 해당 지역을 관할하는 시군구 나 지원 기관에 ‘회의 운영 규정’을 참고하여 회의를 진행한다면 큰 도움이 될 것이다.

만약 의장과 회의 참석 구성원들이 이러한 모범사례의 회의 흐름에 따른 방식을 숙지한다면 위와 같은 회의 규정에 따라 공정한 참여기회와 발언권에 힘이 실리며, 회의의 진행속도가 정확하고 빠르게 진행될 수 있어 회의시간이 대폭 단축될 수 있다. 조직에서의 의사결정은 공정성과 절차적 정당성과 함께 신속성도 강조된다.

특히, 총회와 이사회에서 안건으로 다루어진 각종 의결사항에 대한 크고 작은 분쟁이 발생할 경우, 상세하게 작성된 회의록은 분쟁 해결의 중요한 단초가 된다는 점을 잊어선 안된다.

여기에 더하여 의장과 회의 참석자의 회의 진행에 있어 상호 간 불필요한 감정대립이 발생하거나 충돌이 발생하는 일도 크게 사라질 것이다. 그러기 위해서는 회의에서 이뤄진 모든 사건을 상세하게 회의록에 기재하는 것 또한 필수적인 사항이다.

“세계는 변화한다. 우리의 인생은 우리들의 생각이 결정한다”

-마르쿠스 아우렐리우스 안토니우스-

다음으로는 회의 참석 구성원의 결정사항에 관한 올바른 이해와 회의결과의 공유이다.

의장이 회의를 진행하며, 안건을 다루고, 함께 논의되고 결정된 사항에 관하여 추후 문제 제기가 발생하는 경우가 종종 발생한다. 회의 과정에서 참석자간에 안건에 대해 충분히 협의하고, 다수의 의견으로 결정된 결과에 따라 일이 진행되어야 한다. 어느 조직이나 단체에서 함께 풀어가야 하는 과제는 당연히 생겨날 수 있고, 문제를 해결하기 위해 회의를 진행하는데, 한 번의 회의로 모든 것이 결정될 순 없기에, 회의에서 결정되지 않은 부분에 있어서는 집행기관의 경험에 의지하거나, 그레이존(결정사항과 결정되지 않는 사항에 관한 중복되는 애매한 경계)이 발생할 수 밖에 없다.

회의 진행에 대한 참석자들의 준비와 확실한 이해가 부족하면 그 회의는 겉돌거나 공전할 수 밖에 없고, 사전에 충분한 안내가 없으면 그 결과를 도출하는데 한계가 있다. 준비없는 회의가 진행되는 순간부터 절차와 내용이 마구 섞여 분명한 의사결정이 이루어지기 보다 논의 부족과 부실한 결정들로 채워져 추후 문제제기 등의 어려움을 겪을 우려가 있고, 참석자들의 귀한 시간과 의견이 희미하다고 무의미해질 수 있다.

즉, 회의를 진행할 당시, 부의된 안건들은 분명 구성원 서로의 의견들로 결정되었던 부분이고, 추후에는 지켜져야 할 약속임에도 불구하고 시간이 흐르고 나면 결정된 안건들은 휘발성이 큰 기억에 의해 사라지고 문제의식만 함께 하여, 정작 다음 회의에서는 또다시 설왕설래가 반복된다는 점이었다.

이러한 회의의 개최 및 의사결정과정에서 다양한 회의를 경험하였던 필자도 문제를 인식하게 되었고, 혼란을 야기하는 회의의 반복을 탈피하고 개선을 위하여 고민하고 있던 중, 우연하게 회의에 관한 교육을 어느 지역 세미나에 참석하게 되면서 고민은 급물살을 타고 해결되었다.

사회적경제 영역에서 이루어지는 다양한 회의의 진행과 관련하여 이어지는 글에서는 지혜로운 회의 방식에 관하여 필자의 고민이 해결된 방법을 서술하며 제안해 본다.

“회의의 가치”

회의는 그 목적이 뚜렷해야 한다. 이를 위해서 회의가 가지고 있는 가치를 최대화하는데 노력해야 한다. 회의는 조직이나 단체의 상호관계를 개선하는 만남과 대화의 장이고, 함께 협력하여 경험을 공유하고 의사를 결정하여 발전해 나가는 장이 된다. 즉, 회의의 가치는 ‘① 대화의 장’, ‘② 만남의 장’, ‘③ 배움의 장’, ‘④ 협력의 장’, ‘⑤ 발전의 장’이라는데 있다. 회의를 통해 조직이나 단체의 구성원들의 자유로운 의사개진을 통해 서로의 경험과 의견을 공유하고, 발전적 미래를 위해 공동노력하는 실천의 마당으로 기능을 한다.

“회의의 재발견”

회의의 가치와 긍적적 순기능을 최대화 하기 위해서는 우선 조직을 만들어 구성원들의 구심점을 만들기 위해서는 토론의 난상이 펼쳐지게 그 무대를 만드는 것이 회의며 구성원의 마음과 뜻이 확인되며 그 힘이 조직을 움직이는 힘이다.

회의는 구성원의 자발성과 책임성을 높이는데, 처음은 내 의견이었으나 모두의 의견으로 만들 수 있고 그리하여 자연스럽게 책임 또한 높아지는 것이다.

또한 결정과정에 구성원이 적극적으로 참여하게 되니 민주적인 절차를 경험하고 공유할 수 있는 기회를 누릴 수 있다.

1) 회의에 진행과정에 대하여 알아보자.

우리가 했던 일이나 우리에게 일어난 일을 함께 알고 있으니 차례로 보고하는 시간을 갖는다.

사업에 관한 사항, 진행 상황에 대한 정보를 공유하고 의견을 나눈다.

그런 후, 조치해야 할 일과 결정해야 할 사항들을 논의 의장으로 올려놓고 함께 결정하는 시간을 갖는다.

그렇다면 우선, 일례로 실패하는 회의에 대한 경험을 서술하겠다.

우선 구성원이 회의의 중요성을 모른다. 자연인으로 서로 조직의 낮섦과 교육의 부재 탓이다. 회의로 조직을 운영한다는 것도 인지하지 못한다.

분명한 안건과 목표가 공유되지 못하므로 공감이 전제되지 않아 많은 말들이 돌아다닐 뿐이다. 특정되는 의도대로 끌고 가고자 하는 시도가 있고 사실 몇몇에 말 맞춤으로 특정 주제 안건으로 주장하고 관철시키는 회의로 끝나는 경우를 종종 목격하기도 한다.

회의 결과에 대하여 책임성이 없어져 설왕설래만 가득하다.

그리하여 역할분담에 대한 책임과 실행 결과에 대한 점검이나 평가계획을 세울 수 없다.

2) 이제 회의 진행의 기본 순서를 보자.

환영인사에 이어 성원보고와 개회를 선언한다.

지난 회의 때 무엇을 다루었고 무엇을 결정했는지 확인하는 전차 회의록을 보고한다.

활동상황을 보고한다. 특히 지난 회차의 중요 결정사항의 실행 과정과 결과를 공유하며 간단하게 질의·응답하는 시간을 갖는다. 논의사항이 생기면 기타 안건으로 상정하거나 차기 회의안건으로 회부한다.

안건에 대한 설명으로 안건의 배경과 중요성을 설명하고 결정해야 할 사항을 주문한다.

구성원은 안건의 주문이 불분명하거나 애매하게 느껴질 경우 질문할 수 있다.

다음으로, 의견 나눔이 필요한데 구성원들이 각자의 의견을 표현하도록 요청한다.

회의 각 구성원이 돌아가면서 한 사람씩 발언하는 것도 좋은 방법이다.

어느 정도 의견들이 드러났다고 판단하면 다음 단계로 넘어간다. 반박, 논쟁, 대결보다는 각자의 자기 생각을 의견으로 표출하고, 표현하는데 집중한다.

3) 제안을 하는 시간을 갖는다.

“여러 의견들을 들어보았으니, 이제 어떻게 하면 좋을지 제안해 주세요”라고 제안을 요청한다. 구성원들은 여러 의견을 고려하면서 “이렇게 하자” 또는 “이러면 좋겠다”라고 제안한다.

서기는 제안사항을 명료하게 써서 보여주면 좋다.

제안에 대하여 동의와 재청을 받아 결의할 수 있는 제안으로 상정한다.(적어도 2명 이상 지지)

동의나 재청을 못 받은 제안은 상정하지 않는다.

4) 수정 제안 및 철회를 알아보자.

결의 가능한 제안으로 상정된 것을 수정하거나 철회할 수 있다.

수정이나 철회할 경우, 동의·재청한 자의 의견을 물어야 한다.

상정된 안 들을 통합하여 새롭게 하나로 만들어 수정하여 제안할 수 있다. 이 경우 또한 구성원들의 동의·재청을 받아야 한다.

5) 제안된 의견들을 의결하는 방법을 보자.

의결 방법을 구성원과 함께 정하여 결정한다.

하나의 제안만 상정되었을 경우, 구성원들의 찬·반을 각 회의 구성원들에게 다시 한번 동의 여부를 묻고 결정 내용을 선포 한다. 두 개의 제안이 상정되었을 경우, 표결 방법을 정하고 표결한다. 표결하여 결정된 안에 대하여도 구성원들의 찬반을 묻고 결정 내용을 선포한다.

반대 의사를 표현한 구성원이 결정사항을 받아들인다는 의사를 확인하는 것이다.

6) 마지막으로 정말 중요한 순서로 회의록 채택을 보자.

상정된 안건들과 주문사항에 대하여 결정된 사항들을 명확하게 확인한다.

이 시간이 결여되어 어떤 결정이 되었는지 모르는 구성원들이 너무 자주 있는 현실이 있다.

회의로 채택을 하는 이유는 각자 결정사항을 다르게 알지 않도록 하기 위함이다.

“질서있는 모습이 아름다움을 결정한다” -펄 벅-

끝으로,

사회적경제 내부에서도 수많은 조직들이 위의 회의 진행 방식에서 빼거나 보태어지는 형태의 것들을 경험해 왔지만 형식적이고 그 형식이 그다지 마음에 와닿지 않았던 이유가 있었다는 것을 깨닫고 내 무지를 탓했고, 은근슬쩍 넘어갔음을 부끄러워 하며 지금은 이 기회로 다시 한번 우리가 알고 있는 민주적인 방식의 회의 문화에 단순한 통과의례가 아닌 우리 스스로를 결정한다는 책임감을 가지게 되었다는 것에 대한 고마움을 느끼는 바이다.